Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für Stellenbewerbende bei OTTO’S

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bei der OTTO’S AG und ihren Gruppenunternehmen. Sie finden in der Datenschutzerklärung Angaben darüber, wie wir Personendaten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bearbeiten. «Personendaten» sind alle Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können, und «bearbeiten» meint jeden Umgang damit, z. B. die Beschaffung, Verwendung und Bekanntgabe.


1.Allgemeine Informationen

Als Stellenbewerber im Sinne dieser Datenschutzerklärung (im Folgenden auch «Sie» oder «Ihnen») gelten Personen, welche sich für eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben oder eine Spontanbewerbung bei uns einreichen.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, die vorliegende Datenschutzerklärung zu lesen, um zu verstehen, wie und warum die OTTO’S AG
Ihre Personendaten bearbeitet, wie die OTTO’S AG
Personendaten schützt sowie um mehr über Ihre Rechte zu erfahren.
Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden «Allgemeinen Datenschutzerklärung» auf unserer Website, die Sie informiert, wie wir Ihre Personendaten ausserhalb Ihrer Bewerbung bearbeiten, z.B. im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf unserer Website oder wenn Sie bei uns im Online-Shop eine Bestellung aufgeben.
Zur einfacheren Lesbarkeit wird in dieser Datenschutzerklärung auf die Nennung mehrerer Geschlechter verzichtet. Wir meinen aber jeweils Personen aller Geschlechter.


2.Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Personendaten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist jeweils diejenige Gesellschaft die «Verantwortliche», d.h. die datenschutzrechtlich in erster Linie zuständige Stelle, für welche Sie sich bewerben (im Folgenden jeweils «wir»). Wenn Sie sich bei der OTTO’S AG bewerben, ist folgende Gesellschaft die datenschutzrechtlich in erster Linie zuständige Stelle:
OTTO’S AG
Datenschutzstelle
Wassermatte 3
6210 Sursee
Schweiz
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an folgende Adresse wenden: datenschutz@ottos.ch

3.Welche Daten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten Personendaten von Ihnen, sofern diese Ihre Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder mit Ihrer separaten Einwilligung. Angaben zu den Zwecken dieser Bearbeitung finden Sie in Ziff. 4. Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bekanntzugeben.
Wenn Sie uns Daten über andere Personen übermitteln bzw. bekanntgeben (bspw. für Referenzauskünfte), gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Bitte stellen Sie auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert wurden (z.B. durch einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung).
Wir bearbeiten die folgenden Personendaten von Ihnen, soweit sie uns bekannt sind bzw. werden, jeweils mit den aktuellen und auch den früheren Informationen, falls sich Angaben im Lauf der Zeit ändern:

- Stammdaten, Kontaktinformationen und Registrierungsdaten: Im Zusammenhang mit Ihrer (Online-)Bewerbung erhalten wir bestimmte Grunddaten, die wir für die Prüfung, die Begründung und die mögliche Durchführung eines Arbeitsvertrages einschliesslich der Kommunikation mit Ihnen benötigen. Dazu gehören z.B. Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mailadresse, Geburtsdatum, Heimatort und Nationalität, Geschlecht, Sprachkenntnisse, Zivilstand, Familienstand und Anzahl Kinder, Namen von Familienangehörigen, Notfallkontakte, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung, Konkurrenzverbote, Foto- und Videoaufnahme, Angaben aus Ausweisen, Militärstatus, Angaben zu Hobbies und Interessen, ggf. Angaben über Vorstrafen. Für die Bewerbung müssen Sie sich auf unserer Bewerbungsplattform registrieren, weshalb wir auch Ihr Passwort bearbeiten.

Daten im Zusammenhang mit ihrer aktuellen Stelle und den organisatorischen Rahmenbedingungen für ein mögliche Anstellung: Im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten oder generieren und bearbeiten wir – neben den persönlichen Daten und Kontaktinformationen (siehe oben) – diverse weitere Angaben über Sie, Ihre aktuelle Anstellung und die organisatorischen Rahmenbedingungen, z.B. Angaben zur Kündigungsfrist des aktuellen Arbeitsvertrages, Daten im Zusammenhang mit Ihrer Stelle und Ihrem Arbeitsvertrag, berufliche Leistungen, Arbeitsinhalt und Arbeitszufriedenheit, Gehaltswunsch, Ihre Motivation, ggf. Angaben zu einer Behinderung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position), Angaben zu besonderen gesundheitlichen, religiösen und anderen Bedürfnissen im Zusammenhang mit der Anstellung;

Bewerbungen, beruflicher Werdegang und Aus- und Weiterbildungen: Im Rahmen einer Bewerbung erhalten wir Angaben über Ihren Werdegang, Qualifikationen, Ausbildungen und weitere Daten, z.B. via Lebenslauf, Angaben über Zertifikate, Diplome, Arbeitszeugnisse oder -bestätigungen und andere Angaben über Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen, Sprachenkenntnisse, Angaben über frühere Stellen und Arbeitgeber, Referenzpersonen und deren Kontaktdaten, Auskünfte von Referenzpersonen, Auskünfte aus amtlichen Registern, Angaben aus Interviews, Assessments und Eignungstests, Angaben über externe Mandate, Ämter und Funktionen und Angaben aus öffentlich zugänglichen Profilen in sozialen Medien (insbesondere LinkedIn-Profil; soweit diese zur geschäftlichen oder beruflichen Nutzung bestimmt sind) und weitere Angaben aus der Bewerbung und aus dem Internet und anderen öffentlichen Quellen;

- Angaben im Zusammenhang mit Einwilligungen: Soweit weitere Personendaten mit Ihrer gesonderten Einwilligung bearbeitet werden, bearbeiten wir die entsprechenden Daten einschliesslich Datum, Gegenstand und ggf. Widerruf von Einwilligungen;

- Weitere Daten: Es ist möglich, dass wir weitere Personendaten bearbeiten, die wir hier nicht abschliessend nennen können. Wir informieren Sie separat über die Bearbeitung solcher Daten, wenn das möglich ist bzw. wir zur Information verpflichtet sind.
Wenn Sie bereits in einem Unternehmen der OTTO’S AG
beschäftigt sind, können wir auch Informationen verwenden, über die wir aufgrund Ihrer bisherigen Anstellung bereits verfügen. Wir bearbeiten viele der genannten Daten nur, wenn Sie sie freiwillig bekanntgeben. Bestimmte Daten müssen wir bearbeiten, damit wir eine Bewerbung prüfen können. Wir weisen Sie jeweils darauf hin, falls es nicht aus den Umständen klar ist, ob bestimmte Angaben zwingend sind (z.B. mit einem Stern (*) gekennzeichnete Eingabefelder bei der Bewerbung auf unserem Online-Stellenportal). Wenn Sie uns im Rahmen der Bewerbung besonders schützenswerte Personendaten bekanntgeben (z.B. Gesundheitsdaten), können wir auch solche Personendaten bearbeiten.


4.Zwecke der Bearbeitung
Die in Ziff. 3 genannten Daten bearbeiten wir zu unterschiedlichen Zwecken, die mit Ihrer Stellenbewerbung im Zusammenhang stehen, insbesondere zu den folgenden Zwecken:

Prüfung von Bewerbungsunterlagen und der Eignung eines Stellenbewerbers, z.B. die Beurteilung der Eignung für eine bestimmte Stelle bei uns oder einer anderen Gruppengesellschaft, auf die Sie sich via unserem Online-Portal oder auf anderem Weg bewerben oder für die wir Sie anfragen, die Beurteilung der Eignung für andere Stellen oder Positionen bei der OTTO’S AG, einschliesslich der Prüfung bzw. Nachprüfung von Unterlagen und weiteren Angaben (zur Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten siehe Ziff. 8), der Überprüfung von Referenzen, Durchführung von Hintergrund‑ bzw. Sicherheitsüberprüfungen (falls erforderlich);

Vorbereitung und Abschluss von Arbeitsverträgen, z.B. Ausarbeitung, Verhandlung und Abschluss des Arbeitsvertrags;

Analyse des Bewerbungsprozesses, z.B. Prüfung Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess, sofern Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben;

- Sicherstellung des Geschäftsbetriebs und weitere Sicherheitszwecke, z.B. Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen. Sodann Dokumentation von Sicherheitsvorfällen, Datenschutzverletzungen, Beschwerden, Interaktionen mit Behörden und Dritten und von anderen relevanten Ereignissen und entsprechender Massnahmen, die sich auf Sie beziehen bzw. in denen Angaben über Sie enthalten sind;

Untersuchungen und Rechtsverfahren, z.B. die Prävention, Aufklärung und Verfolgung von möglichen Fehlverhalten eines Stellenbewerbers gegen das Gesetz, einschliesslich der Prüfung von Beschwerden, Hinweisen und Beanstandungen, Auswertung von Überwachungsmassnahmen und Durchführung von Untersuchungen, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen und Verfahren und Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5.Wem geben wir Ihre Personendaten bekannt?

Grundsätzlich haben nur Personen Einsicht in Ihre Personendaten, die mit Ihrer Stellenbewerbung zu tun haben, insbesondere Personalfachleute von der OTTO’S AG und potentielle Vorgesetzte. Diese Personen unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht und sind für den Datenschutz und die Datensicherheit sensibilisiert.
Wir können Personendaten an andere Empfänger weitergeben, wenn dies für die genannten Zwecke (Ziff. 4) erforderlich ist und soweit dies rechtlich erlaubt ist. Dabei handelt es sich insbesondere um Empfänger der folgenden Kategorien:

Frühere Arbeitgeber und andere Dritte, z.B. wenn wir eine Bewerbung prüfen und dabei Auskünfte über Sie erteilen (soweit dies erlaubt ist und wir Ihre Einwilligung haben);

Online-Bewerbungsplattform: Wir nutzen für Ihre Bewerbung die Online-Bewerbungsplattform, auf dessen Seite Sie automatisch weitergeleitet werden.

- Weitere Dienstleister: Wir arbeiten mit weiteren Dienstleistern im In- und Ausland zusammen (z.B. mit IT-Dienstleistern, Wartungs- und Supportdienstleistern und Unternehmen, welche Assessments für uns durchführen, usw.). Im Rahmen ihrer Aufgaben können diese Dienstleister u.U. Personendaten von Ihnen einsehen bzw. darauf zugreifen. Wir stellen durch die Auswahl der Dienstleister und durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitung Ihrer Personendaten auch durch solche Dienstleister sichergestellt ist.

Gruppengesellschaften: Falls ein Bewerber für eine Stelle bei einer anderen Gruppengesellschaft der OTTO’S AG in Frage kommt, können wir Personendaten auch dieser bekanntgeben;

Branchenorganisationen und weitere Gremien, z.B. Vereine, Verbände usw.,
bei denen Sie im Zusammenhang mit Ihrem aktuellen Arbeitsverhältnis involviert sind;

Staatliche Behörden und Amtsstellen, wenn es uns als notwendig oder angemessen erscheint, um Gesetze und Vorschriften einzuhalten bzw. um deren Einhaltung zu prüfen, Anfragen von zuständigen Behörden (z.B. im Rahmen einer Strafuntersuchung) zu beantworten oder an behördlichen oder gerichtlichen Untersuchungen und Verfahren teilzunehmen;

Beteiligte an Rechtsverfahren, z.B. Gegenparteien und sonstige Parteien, Sachverständige, Zeugen usw., wenn wir an Rechtsverfahren teilnehmen bzw. eine Teilnahme prüfen;

- Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Vermögenswerten.

6.Geben wir Personendaten ins Ausland bekannt?

Empfänger von Daten befinden sich nicht nur in der Schweiz. Das betrifft besonders bestimmte Dienstleister. Empfänger können sich auch ausserhalb der Schweiz und des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) befinden, insbesondere in den USA. Wir können z.B. Behörden und anderen Personen im Ausland Daten übermitteln, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder z.B. im Rahmen eines Unternehmensverkaufs oder eines Gerichtsverfahrens. Nicht alle dieser Staaten gewährleisten derzeit ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau. Wir gleichen den niedrigeren Schutz durch entsprechende Verträge aus, besonders die von der Europäischen Kommission ausgestellten und dem schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln. Weitere Angaben dazu und eine Kopie dieser Klauseln finden Sie unter www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/datenschutz/handel-und-wirtschaft/uebermittlung-ins-ausland.html.
In bestimmten Fällen können wir Daten im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben auch ohne solche Verträge übermitteln, z.B. wenn Sie in die entsprechende Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe für die Vertragsabwicklung, für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder für überwiegende öffentlichen Interessen erforderlich ist.

7.Wie lange speichern wir Ihre Personendaten?

Wir speichern Ihre Personendaten, solange es für die Durchführung des konkreten Bewerbungsprozesses oder zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben erforderlich ist und solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z.B. zu Dokumentations- und Beweissicherungszwecken und zur Wahrung und Verteidigung von Rechtsansprüchen). Wenn wir Sie für die Stelle berücksichtigen können, für die Sie sich beworben haben, bewahren wir Ihre Personendaten zudem für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses auf.
Bei erfolglosen Bewerbungen löscht die OTTO’S AG die Daten aus Ihrer Bewerbung nach Abschluss des Bewerbungsprozesses. Ist eine Bewerbung erfolgreich, werden die Bewerbungsunterlagen des neuen Mitarbeitenden hingegen aufbewahrt (hierfür existiert eine separate, interne Datenschutzerklärung für Arbeitnehmende).

8.Wie schützen wir Ihre Personendaten

Wir treffen angemessene technische (z.B. Zugriffsregelungen und -beschränkungen) und organisatorische Massnahmen (insbesondere Instruktionen und Weisungen) zum Schutz Ihrer Personendaten und passen diese laufend den technischen Entwicklungen an.

9.Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

Sie haben in Bezug auf Ihre von uns bearbeiteten Personendaten bestimmte Rechte, damit Sie unsere Bearbeitung kontrollieren bzw. beeinflussen können. Das sind insbesondere folgende Rechte:

Auskunft: Sie haben das Recht, jederzeit schriftlich und grundsätzlich kostenlos Auskunft über Ihre von uns bearbeiteten Personendaten zu erhalten.

Berichtigung: Sie können jederzeit und kostenlos von uns verlangen, dass wir Ihre Personendaten berichtigen, vervollständigen oder aktualisieren, wenn sie nicht korrekt sind.

- Widerspruch und Löschung: Sie können auch jederzeit verlangen, dass wir Ihre Personendaten nicht weiterbearbeiten und löschen, falls wir nicht verpflichtet sind, diese Daten weiterhin zu bearbeiten bzw. aufzubewahren und falls sie nicht notwendig sind, um das Arbeitsverhältnis abzuwickeln.$

Widerruf von Einwilligungen: Wenn wir Ihre Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten, können Sie diese Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf wirkt jeweils nur für die Zukunft.
Einzelne dieser Rechte gelten u.U. im Einzelfall nicht, und wir können berechtigt oder verpflichtet sein die Erfüllung eines Rechts einzuschränken oder aufzuschieben. Wir informieren Sie in einem solchen Fall entsprechend.
Sie haben jederzeit auch das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit unserer Bearbeitung Ihrer Personendaten Daten nicht einverstanden sind (www.edoeb.admin.ch).


Stand: 1.06.2023